報告基礎知識 - 無知・・・

社会人である以上避けては通れないスキル。コミュニケーション。なかでもホウレンソウ。
その中の「報告」の基礎知識、注意点を記載します。結論→原因、概要→詳細、簡易に・・・などのテクニックはいろいろありますが、その前段となる報告として最低限知っておくべき項目のみを対象。

相手に伝えるということ

大事なことは「あなた」が言いたいことではありません。「あなた」が大切だと思っていることでもありません。それが「相手」にとって、伝えられることが期待されている「メッセージ」になっているかどうかです。「私が申し上げたいことは」という口上から話し始める人がよくいます。しかし、大事なことは「私が申し上げたいこと」ではなく「私がいま答えるべき課題（テーマ）」が重要です。「自分」からではなく「相手」から考えましょう。あくまで「自分が何を伝えたか」ではなく、「相手に何が伝わったか」が大切です。

伝えるさいに注意する２つのこと

課題を確認する

「あなた」が答えたいことではなく、「自分がいま、相手に答えるべき『課題（テーマ）』は何だろう」と自問自答してください。

相手に期待する反応を確認する

会議を持つとき、文書を作るとき、それによって相手にどのようにしてもらいたいのか、どんな反応を引き出したいのかを確認すること。

― この報告が相手にとってどういう意味があり、相手にどうしてほしいのか ―

つまり目的の確認です。「結論、目的から」「全体から」「単純に」です。相手に何らかの「反応」をとってもらうことが最終目的であるはずです。伝えることは手段であり、目的ではありません。ビジネスにおいて、相手に期待する反応は、次の３つで捉えるといいです。

(1)相手に「理解」してもらう。
知っておいてもらいたい場合。業務連絡、事務連絡などは、ほぼこのケースに当てはまります。

(2)相手に「意見や助言、判断などをフィードバック」してもらう。
伝える内容を相手に正しく理解してもらった上で、相手がその内容についてどのように考えるか、賛成なのか反対なのか、何か抜けている点はないかなど、相手から判断や助言、感想などを投げ返してもらいたい場合。

(3)相手に「行動」してもらう。
相手に何らかの行動をしてもらいたい場合。

事実と見解（感想や思い、イメージ）を分けましょう。

これは課題の解決にもつながります。

『何か問題が起きたときには「事実」についてのみ考えればいい。』
ということです。

たとえば、"A君は締め切りにルーズ"というのはいイメージ。1日送れたらルーズだと感じる人も入るし、たった1日しか遅れてないじゃないかと感じる人もいます。イメージには人によって解釈が分かれてしまいます。だから問題は「事実」だけを扱わないと、解決することができません。

事実には＜起こったこと＞＜数字になること＞＜言ったこと＞の3種類のみです。

"A君は締め切りを過ぎても、書類を提出していない"これは事実になる。

"スタッフが少ない"というのはイメージ。
"去年と比べて、スタッフが5人少ない"というのは事実。
⇒5人あつめなければならない。

"ミーティングの集まりが悪い"というのはイメージ。
"リーダーが「ミーティングの集まりが悪い」と言った"は事実。

ですので、報告としては事実を伝え、それに対する見解を述べなければなりません。事実を正確に認識する、これを行わなければ正しい解決策は出てきません。

以上のことに注意して週報やお客様に対する報告を行ってください。

事実は直感の欠如を埋めてくれる
事実は信頼性の溝に橋をかけてくれる

判断を求めるなら、判断材料を用意する。

上司やお客様に判断を求めるのであれば、「どこを判断、コミットしてほしいのか」「そのための材料はXXXです」ということを明確にしてください。

たとえば、問題が起きたときに、解決策がA〜Cの３つがあるとします。３つのうち、どれを選択するかコミットをしてほしいのであれば、判断材料として、影響範囲・課題・メリット/デメリットを明確にしたうえで、判断をあおぐ必要があります。でなければ、判断できません。

悪い情報ほど早く報告したほうがいい。

自分よりもリーダー、上司の方が選択肢が多い、ということを忘れてはいけません。知恵を借りるのも大切な仕事です。これはリスクを回避する、自分・PJ・部下を守るために大事なことです。

頭でいくら考えても答えがでないのであれば、経験者に聞くか本かインターネットで調べる。答えは外に求めればいいのです。